Нет ничего проще, чем управляться со списками задач. Написал свои дела в столбик, а потом просто берёшь и вычёркиваешь по мере выполнения. Что тут ещё можно придумать?

Однако если посмотреть на количество разных десктопных, мобильных и веб-приложений, реализующих эту концепцию, то становится ясно, что всё совсем не так уж просто. Несмотря на всё разнообразие инструментов и функций, списки задач по-прежнему не работают! Может быть, вы просто не умеете ими пользоваться?

Все люди начинают пользоваться менеджерами задач в тот момент, когда чувствуют, что их обычный распорядок дня превращается в хаос. Они начинают забывать важные дела, путают очерёдность задач и поручений, подводят коллег и опаздывают на свидания. В такой момент человек подбирает себе «тудушку» по вкусу и пытается внести в свою жизнь организованность. И, как правило, на первых порах ему это удаётся. Но проходит некоторое время, и списки задач перестают работать, а в жизнь возвращается первоначальный бардак.

Почему так происходит?

Дело в том, что менеджеры задач — это всего лишь инструмент. Который, чтобы он хорошо работал, необходимо правильно настроить. И вот несколько советов, как это сделать.

1. Разделяйте

Ни в коем случае нельзя сваливать все свои большие и мелкие дела в один большой, длинный список. Нет ничего более депрессивного, чем созерцание своего списка задач, в котором несколько десятков записей. В таком случае вероятность когда-либо добраться до хвоста списка стремится к нулю. Различные исследования продуктивности вообще говорят о том, что количество ваших задач на одном листе не должно превышать 7–8 штук. Поэтому разделяйте списки задач по категориям, проектам, темам, срочности и другим признакам.

2. Добавляйте сроки

В соответствии с законом Паркинсона, работа всегда занимает столько времени, сколько вы на неё отводите. Поэтому ведение списка задач имеет смысл только в том случае, если вы будете возле каждого элемента писать приблизительное время выполнения. Да, в реальности, возможно, будут наблюдаться отклонения; да, в некоторые дни вообще всё идёт кувырком, но в основном этот подход работает. Проставив приблизительное время выполнения того или иного дела, вы подсознательно будете стремиться ему соответствовать, а это в корне меняет правила игры. Попробуйте, и вы сами удивитесь, насколько мощным инструментом станет ваш список задач.

3. Расставляйте приоритеты

Этот пункт прост и понятен. Важные дела выполняем в первую очередь, мелкие и несрочные — при наличии времени. Осталось только расставить приоритеты в своём списке, причём сделать это правильно. Ведь бывают очень срочные дела, но совершенно неважные для вас. А бывает наоборот. Поэтому мы предлагаем вам следующую расстановку приоритетов:

• важные и срочные дела;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не очень важные;
• несрочные и неважные.

4. Оценивайте

И последнее правило в этом списке, но совсем не последнее по важности, заключается в необходимости анализа и оценки выполнения вашего списка. Не стремитесь тут же скрыть и навсегда забыть выполненную задачу. Постарайтесь выделить в конце каждой недели несколько часов, а в конце месяца, возможно, даже целый день на подведение итогов. Поднимите из архива вычеркнутые элементы и оцените, что вам дало их выполнение.

• Насколько хорошо и быстро вы справились со своей работой?
• Можно ли было сделать её лучше или, может быть, вообще не стоило заниматься этим делом?
• Насколько вы продвинулись в направлении своей цели?
• Что необходимо сделать, чтобы продвинуться ещё на шаг вперёд?

После того как вы ответите на эти и им подобные вопросы, ваш список приобретёт для вас совершенно другое значение. Он превратится из простого записочника «чтобы что-то не забыть» в мощный инструмент принятия решений, планирования и анализа достижений.